個人情報保護法が施行されましたが、現在在職中の従業員から、新たに個人情報の取扱に関する誓約書や同意書を取得することは必要でしょうか。
個人情報保護法の施行に合わせて、各企業では従業員から個人情報の取扱に関する同意書や誓約書（以下単に「誓約書」といいます）を取得することが積極的に行われています。しかし個人情報保護法が要求しているのは、あくまでも「従業者に対する必要かつ適切な監督を行」うことです（同法２１条）。そのため個人情報の取扱方法を教育したり、従業員の個人情報の取扱方法を定期的に確認していなければ、誓約書を取得していたとしても、法律を遵守していることにはなりません。逆に誓約書が無くても、実効性のある監督手段を実施しているのであれば、法令を遵守していることになります。結局、誓約書の取得は必須というわけではありません。 もっとも誓約書を書かせるという行為は、従業員の個人情報保護への意識を高める効果があります。監督の実効性を挙げるための一手段として位置づけるのがよいのではないでしょうか。 また他の企業から業務を受託する際には、従業員から誓約書を取得していることが条件とされることが多くなってきています。そのため契約を遵守するために誓約書の取得が必要となる場合があり注意が必要です。